El Kanban en Recursos Humanos es una herramienta de la que se habla mucho dentro de las metodologías Agile. Pero la aparición de estas nuevas estrategias que nos ayudan a adaptarnos más rápido a los cambios e implantar procesos de mejoras continuas, nos está volviendo locos. Muchas veces nos perdemos con todas estas nuevas palabras y nuevas metodologías que aparecen, por lo que intentaré ser claro.
El objetivo es ayudarte a entender qué es el Kanban y cómo utilizarlo en el entorno de recursos humanos para mejorar tus procesos de selección. Te aseguro que esta herramienta te ayudará a tener mayor visibilidad sobre tus procesos y de los posibles cuellos de botella que los encallan.
¿Qué es el método Kanban?
Antes de entender cómo puede ayudarnos el Kanban en recursos humanos, es importante entender de dónde viene esta metodología. Esta palabra fue acuñada por la empresa nipona de manufacturación de vehículos, Toyota. A mediados del siglo pasado, Toyota implementó un sistema de producción (llamado Toyota Production System) que les permitía reducir las mermas y ser más eficientes.
La palabra Kanban proviene del japonés, y su traducción significa “tarjeta con signos”. El tablero más básico de este método consta de 3 estadios; “Por hacer”, “En proceso” y “Hecho”. El objetivo es que cada columna te permita visualizar una fase del proceso y el de las filas es dar visibilidad a las tareas específicas que están pendientes.
¿Por qué es útil utilizar el método Kanban en Recursos Humanos?
Cada organización puede tener sus motivos para implementar el método Kanban en recursos humanos. Pero aquí tenemos algunos de los más habituales:
Por este motivo, el siguiente paso es determinar un número máximo de tareas pendientes por cada etapa del proceso, llamadas WIP (de su traducción “Work In Progress”). De esta manera, en el caso de que se supere la capacidad permitida en alguna fase, nos señalará las áreas más problemáticas del flujo. Así nos será mucho más fácil identificarlas y proponer soluciones.
Kanban en Recursos Humanos: ¿Qué fases emplear?
Como estamos viendo, esta metodología se adapta a la perfección a cada organización y flujo de trabajo en concreto. Pero si utilizas el método Kanban en recursos humanos y más concretamente con tu equipo de selección, te propongo algunas que te pueden ayudar a estandarizar tu proceso:
- Personas inscritas: Número de personas que han rellenado un formulario de inscripción para unirse a un proceso en concreto.
- Postulantes aptos: Personas que cumplen con los requisitos que hemos definido en nuestro Candidate Persona.
- Candidatos contactados: Candidatos con los que hemos conseguido hablar para hacer una primera entrevista preliminar.
- Primera entrevista: Candidatos que han sido invitados a realizar una entrevista con algún miembro del equipo.
- Finalistas: Candidatos que han pasado todas las fases previas que has definido (y que también deberías incluir en tu Kanban) y están a la espera de recibir el veredicto final.
- Oferta de trabajo presentada: Personas que has decidido hacer una oferta formal de trabajo para que se conviertan en empleados.
- Oferta aceptada: Candidatos que han aceptado la oferta. Esta fase es útil para procesos que tienen más de una posición vacante.
- Candidatos descartados: Postulantes que no han cumplido con los requisitos que se pedían y han sido descartados del proceso de selección.
Herramientas Kanban en Recursos Humanos
Hace unos meses, desde Inbound Recruiting Blog, sacamos una guía con las 25 mejores herramientas para captar talento en este 2021. Algunas de ellas, utilizan el método Kanban para poder crear tus flujos de trabajo de forma visual y poner en práctica todo lo que hemos comentado en este artículo. Si quieres puedes descargarla de manera gratuita; Guía de 25 herramientas para captar talento.
