Kanban en Recursos Humanos: Qué es

El Kanban en Recursos Humanos es una herramienta de la que se habla mucho dentro de las  metodologías Agile. Pero la aparición de estas nuevas estrategias que nos ayudan a adaptarnos más rápido a los cambios e implantar procesos de mejoras continuas, nos está volviendo locos. Muchas veces nos perdemos con todas estas nuevas palabras y nuevas metodologías que aparecen, por lo que intentaré ser claro. 

El objetivo es ayudarte a entender qué es el Kanban y cómo utilizarlo en el entorno de recursos humanos para mejorar tus procesos de selección. Te aseguro que esta herramienta te ayudará a tener mayor visibilidad sobre tus procesos y de los posibles cuellos de botella que los encallan.

¿Qué es el método Kanban?

Antes de entender cómo puede ayudarnos el Kanban en recursos humanos, es importante entender de dónde viene esta metodología. Esta palabra fue acuñada por la empresa nipona de manufacturación de vehículos, Toyota. A mediados del siglo pasado, Toyota implementó un sistema de producción (llamado Toyota Production System) que les permitía reducir las mermas y ser más eficientes.

La palabra Kanban proviene del japonés, y su traducción significa “tarjeta con signos”. El tablero más básico de este método consta de 3 estadios; “Por hacer”, “En proceso” y “Hecho”. El objetivo es que cada columna te permita visualizar una fase del proceso y el de las filas es dar visibilidad a las tareas específicas que están pendientes.

Cómo utilizar el método Kanban en Recursos Humanos.
Tablero Kanban básico.

¿Por qué es útil utilizar el método Kanban en Recursos Humanos?

Cada organización puede tener sus motivos para implementar el método Kanban en recursos humanos. Pero aquí tenemos algunos de los más habituales:

  • Visualizar el flujo de trabajo: Uno de los puntos más importantes de un proceso de selección es entender cuáles son las diferentes fases del proceso. Únicamente cuando hemos interiorizado cómo funciona el flujo de trabajo, podemos proponer ajustes necesarios. 
  • Eliminar interrupciones: El exceso de tareas en una fase de un proceso puede generar un cuello de botella que impida que el resto avance. Esta situación es muy habitual en cualquier organización y sin un sistema Kanban es muy difícil detectar su origen. 

    Por este motivo, el siguiente paso es determinar un número máximo de tareas pendientes por cada etapa del proceso, llamadas WIP (de su traducción “Work In Progress”). De esta manera, en el caso de que se supere la capacidad permitida en alguna fase, nos señalará las áreas más problemáticas del flujo. Así nos será mucho más fácil identificarlas y proponer soluciones. 
  • Gestionar el flujo de trabajo: La clave de utilizar el método Kanban en recursos humanos es entender que el flujo de trabajo ha de ser continuo e ininterrumpido. De lo contrario, es cuando nos encontraremos fases que están superando los WIP que nos habíamos marcado.
  • Dar visibilidad: Uno de los principales objetivos de esta metodología es dar visibilidad sobre el proceso a todas las personas implicadas en él. Por esto, es muy importante que esté muy bien definido y que todo el equipo entienda sus pasos. 
  • Mejorar la colaboración: Implantar una metodología Kanban en recursos humanos permite mejorar la colaboración entre los miembros del equipo. La visión compartida de todo el proceso es lo que permite sugerir mejoras continuas sobre él.
  • Kanban en Recursos Humanos: ¿Qué fases emplear?

    Como estamos viendo, esta metodología se adapta a la perfección a cada organización y flujo de trabajo en concreto. Pero si utilizas el método Kanban en recursos humanos y más concretamente con tu equipo de selección, te propongo algunas que te pueden ayudar a estandarizar tu proceso: 

    • Personas inscritas: Número de personas que han rellenado un formulario de inscripción para unirse a un proceso en concreto. 
    • Postulantes aptos: Personas que cumplen con los requisitos que hemos definido en nuestro Candidate Persona
    • Candidatos contactados: Candidatos con los que hemos conseguido hablar para hacer una primera entrevista preliminar. 
    • Primera entrevista: Candidatos que han sido invitados a realizar una entrevista con algún miembro del equipo. 
    • Finalistas: Candidatos que han pasado todas las fases previas que has definido (y que también deberías incluir en tu Kanban) y están a la espera de recibir el veredicto final. 
    • Oferta de trabajo presentada: Personas que has decidido hacer una oferta formal de trabajo para que se conviertan en empleados. 
    • Oferta aceptada: Candidatos que han aceptado la oferta. Esta fase es útil para procesos que tienen más de una posición vacante. 
    • Candidatos descartados: Postulantes que no han cumplido con los requisitos que se pedían y han sido descartados del proceso de selección.

    Herramientas Kanban en Recursos Humanos

    Hace unos meses, desde Inbound Recruiting Blog, sacamos una guía con las 25 mejores herramientas para captar talento en este 2021. Algunas de ellas, utilizan el método Kanban para poder crear tus flujos de trabajo de forma visual y poner en práctica todo lo que hemos comentado en este artículo. Si quieres puedes descargarla de manera gratuita; Guía de 25 herramientas para captar talento.

    Herramientas tecnológicas con el método Kanban en Recursos Humanos en esta Guía de 25 herramientas
    Jaime Puig

    Jaime Puig

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